Il caricamento dati a sistema e interazioni con il sistema informativo aziendale sono la base delle attività svolte in azienda. Ecco un modo per eseguirle più velocemente senza commettere errori di utilizzo dei programmi software, sia gestionali che di processo. I dettagli nel corso di questo articolo.
Concettualmente il sistema utilizzato è molto semplice. E’ composto da due componenti: la prima di registrazione dei passaggi di caricamento dei dati e la seconda per le successive riproduzioni del registrato. Immaginiamo ad esempio un brano musicale registrato una volta in sala di registrazione e riprodotto e riascoltato più volte successivamente. A differenza del brano musicale in sostituzione della registrazione audio vengono registrati i passaggi di inserimento dati che poi verranno rieseguiti secondo necessita in tempi successivi per caricare nuovi dati. I passaggi e le ripetizioni di inserimento comandi impartiti a sistema seguiranno sempre la sequenza registrata, mentre i dati che verranno utilizzati durante la riproduzione del registrato varieranno e rispecchieranno i dati che in quel momento si intendono caricare a sistema. In sintesi si registra un modello o schema di interazione con il sistema informatico da utilizzare e replicare successivamente secondo necessità. Nel nostro caso specifico, l’applicazione, oltre che per operazioni di caricamento dati può anche essere utilizzata anche per operazioni di lettura dati da schermo video impiegando la stessa modalità operativa. Prerequisito è che il sistema venga utilizzato tramite un’ emulatore 5250 o 3270, realtà tipiche dei sistemi mainframe IBM.
Aspetto operativo
La fase di autoapprendimento consiste nella semplice esecuzione della procedura normalmente utilizzata per le attività di produzione. In anteprima viene attivato un programma che, interponendosi tra la tastiera e il video, provvede ad effettuare una registrazione dei passaggi e delle interazioni eseguite a sistema durante il caricamento dati (comandi utilizzati e schermate visualizzate).
La fase di riproduzione consiste nel lancio del programma che provvede a riprodurre le sequenze in precedenza registrate. In questa seconda fase i dati verranno letti da un archivio generico che può essere costituito, nella forma più semplice, da un file Excel, da un file di testo, da un file XML, da un archivio generico contenente i dati oppure da un database.
E’ anche possibile utilizzare la procedura, secondo quanto precedentemente descritto, anche per eseguire la lettura dei dati da schermo ed eseguire il salvataggio automatico in un archivio generico.
Il caricamento dei dati può anche essere affiancato da operazioni di lettura dati in contemporanea con l’esecuzione della stessa procedura.
Aspetto funzionale
Si fa osservare che l’applicazione non esegue semplicemente la registrazione delle mere sequenze operative come se fosse una macro registrata dall’interfaccia dell’emulatore o l’equivalente di una macro EXCEL, ma interagisce in modo attivo con la fase di caricamento controllando la correttezza dei passaggi durante la fase di registrazione e successivamente di riproduzione automatica della procedura.
La presenza dei dati da caricare in un archivio generico (es: file excel, estrazione dati csv, query a database, access, file di testo, ecc) permette il caricamento di più dati in una sola volta ed in modo molto veloce. Indicativamente, ed a titolo di esempio ci si trova di fronte a realtà tipiche dove sono richiesti 4 – 5 minuti per eseguire la fase di autoapprendimento e di altrettanti per eseguire il caricamento di 2500 dati a sistema durante la fase di riproduzione, tempo con un ordine di grandezza decisamente inferiore rispetto al caricamento umano che richiederebbe grossomodo 2500 minuti pari a più di 5 giorni lavorativi.
Si fa osservare che la procedura automatizzata non elude i controlli di validazione eseguiti dal programma standard usato in produzione in quanto il programma che agisce ed esegue il caricamento dei dati è esattamente lo stesso già impiegato in azienda. Il sistema qui descritto incorpora una modalità addirittura ancor più sicura rispetto all’inserimento diretto di questi dati a database dove, in questo caso, si è più soggetti ad errori umani qualora l’attività venisse eseguita tramite comandi SQL diretti a database o anche con utility, artifici o similari. Il maggior rischio si ha in quanto l’attività di accesso diretto ai dati del database avverrebbe impiegando personale che ha pieno accesso senza restrizioni al database aziendale ed in questo caso un comando diretto comporta un rischio e un danno enorme.
La procedura ben si adatta, e si fa ancor più apprezzare, in realtà dove il sistema non si trova fisicamente in azienda, ma in outsourcing dove l’accesso diretto al database non è consentito ed una eventuale disponibilità di sottoinsiemi o estrazione di dati avviene mediante opportune procedure di estrazione di dati realizzati dall’outsourcer che normalmente hanno un rilevante costo economico di realizzazione.
Normalmente la procedura di autoapprendimento viene preparata da un tecnico o da un utente esperto e successivamente viene utilizzata da tutta l’area operativa.
Principali funzionalità dell’applicazione
Le caratteristiche principali sono:
- Supporto di un archivio dati generico (es: file di testo, file csv, foglio excel, query da database, ecc.)
Possibilità di inserire anche password, in modo da permettere l’autenticazione dell’utente che esegue la procedura. - Possibilità anche di richiedere l’inserimento di parametri interattivi con dati specifici del momento richiesti all’utente durante la fase di riproduzione (es: richiesta di un parametro generico, commessa, ordine, ecc.)
Se avete qualche dubbio o perplessità non esitate a contattarci, saremo felici di mostravi una demo che se vorrete potremo realizzare direttamente anche sul vostro sistema aziendale.